5 indicadores para mensurar a eficiência da sua Máquina de Talentos

Como mensurar o trabalho de Gestão de Pessoas associado ao crescimento da empresa?

Você já deve ter ouvido uma história como essa. No início da Neurotech, os sócios se alternavam para vender, desenvolver o produto, entregar o projeto e fechar as contas no fim do mês.

Com o tempo, foi chegando o quarto, o quinto, o sexto funcionário…Até as primeiras 40 pessoas do time, era um hábito do empreendedor entrar no escritório e cumprimentar individualmente cada colaborador, como uma família. Quando a empresa chegou em 60 pessoas, os empreendedores já não conseguiam falar com todo mundo, mas garantiam que cada líder de área mantivesse esse costume. Um hábito que mudou em 2013.

Nesse ano, a Neurotech voou alto: passou de 60 para 170 pessoas. Um crescimento explosivo como esse, sustentado por uma estrutura de gestão de pessoas nada sólida, levou a empresa a um caminho: altíssimo turnover e baixa produtividade, apesar do aumento substancial do time. Olhando de fora, é fácil de entender o que aconteceu: a contratação de pessoas desalinhadas com a cultura da empresa, somada ao fenômeno da desindividualização, em que uma pessoa se esconde no grupo, provocou um efeito inverso ao esperado. Os empreendedores perderam o controle, diante do crescimento.

Na mesma velocidade em que as coisas saíram dos trilhos, os sócios retomaram as rédeas e fizeram um turnaround. Com a consciência de que gestão de pessoas não era uma expertise natural deles, decidiram contratar um especialista em RH. Domingos Monteiro, CEO da Neurotech, passou por um período de capacitação em Liderança, na Universidade de Stanford, e voltou com aprendizados suficientes para criar a Universidade Neurotech, compartilhando com os outros líderes tudo o que vivenciou. Junto com esses esforços, a decisão mais importante que os empreendedores tomaram, e talvez a mais dolorida, foi reduzir o time de 170 para 105 pessoas. As demissões foram ágeis e todo processo foi comunicado abertamente ao time. Os empreendedores contrataram uma consultoria para ajudar na recuperação da cultura da marca, retomando o senso de protagonismo dos colaboradores e, com isso, aumentando a produtividade geral da equipe.

Hoje, fica claro como esse processo criou as bases para o crescimento acelerado da Neurotech dos últimos dois anos. Se fosse perguntado a cada colaborador, naquela época, qual é a missão da empresa, surgiriam 170 respostas diferentes — até os sócios teriam visões distintas. Hoje, os 140 colaboradores trabalham na mesma direção, entregando com eficiência a estratégia proposta, o que, na visão de Domingos, é o melhor indicador de uma Cultura Organizacional forte.

Quando os empreendedores olham pelo retrovisor os desafios de crescimento dos últimos anos, percebem como o conselho que receberam lá atrás, em 2013, se torna cada dia mais ingênuo: “É só fazer o que vocês já sabem fazer, de forma acelerada”. Vivendo na pele essas mudanças, eles têm todas as razões para discordar: com certeza, é preciso mais do que isso.

A partir de um certo estágio de crescimento, Gestão de Pessoas torna-se um dos ativos mais estratégicos para sustentar a transição de uma startup para scale-up. O que antes era feito pelos próprios sócios, agora exige um profissional ou uma equipe dedicada que construa de maneira escalável e automatizada uma Máquina de Talentos.

Máquina de Talentos: engrenagens e indicadores

“Desenvolver o produto certo dá trabalho. Vender o produto é difícil e complicado. Encantar o cliente depois da venda é suado. Você pode construir uma Máquina de Produto, uma Máquina de Vendas e uma Máquina de Customer Success. Mas sem uma Máquina de Talentos, nenhuma delas irá funcionar.” Edson Rigonatti, mentor Endeavor

A Máquina de Talentos te ajuda a contratar colaboradores e maximizar o potencial deles, mantendo-os produtivos para que todas as outras máquinas da empresa funcionem de forma integrada.

Essa máquina é apoiada em 10 engrenagens:

1. Cultura Organizacional

2. Métricas de Desempenho

3. Estrutura Organizacional

4. Contratação

5. Demissão

6. Onboarding

7. Comunicação Interna

8. Gestão e Liderança

9. Recompensa

10. Ferramentas de Automação

Para identificar se a Máquina de Talentos da sua empresa está rodando com a máxima eficiência, o que vai garantir o crescimento de médio e longo prazo, é preciso manter 5 indicadores na ponta da língua.

Produtividade

Você consegue determinar a produtividade esperada de uma pessoa do seu time?

O vendedor tem que vender 12 contratos em um mês? O programador precisa escrever um determinado número de linhas de código? E o time de Sucesso do Cliente, tem que atender quantos consumidores por semana? Para cada área e cargo da sua empresa, você sabe dizer quais são as ‘estregáveis’ que fazem uma pessoa desempenhar bem o seu papel?

A falta de clareza dessas entregáveis pode causar três problemas:

1. As pessoas não sabem para qual direção seguir ou o que é esperado delas, diminuindo o engajamento com a empresa e aumentando o período de ociosidade e procrastinação durante as horas de trabalho.

2. O grupo pode ‘esconder’ os indivíduos menos produtivos, inchando a equipe sem aumentar a eficiência na mesma proporção.

3. Os funcionários mais dedicados não se sentem reconhecidos pelo esforço, já que não existem métricas de avaliação da performance e recompensa.

Como melhorar esse indicador?

1. Construa uma cultura orientada a resultados que materialize as entregas do time em indicadores objetivos, claros e compartilhados.

2. No momento da contratação e onboarding, crie um acordo de cavalheiros com o novo profissional alinhando o que é esperado dele de entregas, resultados e comportamentos, e também o que ele pode esperar do líder, da organização e da função.

3. Se a velocidade de mudança é alta, o combinado da contratação pode mudar ao longo do tempo. Mantenha a cultura de alinhamento por feedback, aumentando a frequência de conversas a partir de um processo compartilhado com todos os líderes. Dessa forma, diminui-se as inconsistências da mensagem, dependendo de quem é o mensageiro.

4. A pior pessoa define o que é aceitável. Chegar atrasado, entregar fora do prazo, fazer o mínimo aceitável…Atitudes como essas minam a excelência geral de um time. Identificar e eliminar quem são os profissionais que reduzem a barra de qualidade do time é fundamental para manter a produtividade e a excelência.

5. Invista em Treinamento e Desenvolvimento para ampliar os horizontes de atuação da equipe. Mesmo com verba reduzida, práticas como o Método da Cumbuca, cursos online de capacitação e mentorias estão ao alcance de uma scale-up.

Ramp-Up: estruturação e arranque

Quanto tempo demora para um novo funcionário começar a produzir na velocidade que você espera?

Considerando o tempo de adaptação, treinamento e onboarding, a partir do momento em que um novo vendedor, por exemplo, entra para o time, em quanto tempo você espera que ele já esteja vendendo aqueles 12 contratos por mês?

No dia seguinte, no próximo mês ou depois do período de experiência?

Em uma scale-up, a resposta sempre vai ser: no dia seguinte. A expectativa do empreendedor é contratar alguém que já entre jogando, considerando que a bola está em campo e não há tempo para um intervalo. Porém, essa ansiedade de colocar mais uma pessoa sentada produzindo atrasa ainda mais as entregas, já que o novo profissional não tem todas as ferramentas e conhecimento em mãos para executar o que é esperado.

O que os empreendedores percebem é que, imediatamente após a contratação, a produtividade da equipe chega a cair porque todos os outros colaboradores passam a viver uma nova dinâmica de relações e funções, além de gastarem mais tempo explicando processos, ferramentas e rotinas.

Quando o empreendedor começa a fazer os cálculos para entender o tempo de ramp-up de cada funcionário, é inevitável esbarrar na necessidade de um treinamento mais estruturado que acelere a curva de aprendizagem do colaborador, diminuindo o tempo de ramp-up (arranque) para que ele esteja pronto para acelerar, na máxima velocidade, e apresentar resultados.

Em uma analogia, seria como ter uma criação de vacas leiteiras e calcular quanto tempo levaria para elas começarem a produzir a quantidade de leite esperada.

Como melhorar esse indicador?

Invista em um processo de onboarding, período de integração dos novos funcionários para que se ajustem aos aspectos sociais e de performance do novo trabalho de forma suave e rápida.

O tempo do onboarding varia: alguns duram um dia, outros fazem acompanhamentos semanais com gestores e fundadores ao longo de três meses. O mais importante é saber que onboarding não pode acabar até a pessoa bater a meta daquilo que ela precisa fazer, ou seja, atingir o máximo potencial esperado.

Para desenvolver essa engrenagem da Máquina de Talento, planeje um processo que percorra os seguintes assuntos:

1. Eficiência pessoal

2. Clareza da função

3. Integração com o time

4. Conhecimento da cultura

Pipeline de candidatos

Você tem uma previsão de quantos funcionários pretende contratar no próximo ano?

Assim como o time de vendas alimenta o pipeline de potenciais clientes, o time de Gente e Gestão tem como responsabilidade uma prospecção contínua de novos talentos para atender às demandas de gente que a empresa tiver hoje ou amanhã. Seria impossível, por exemplo, trazer colaboradores em escala sem nenhuma previsão anterior.

IMAGINE PRECISAR DE 50 NOVAS PESSOAS DE UM DIA PARA O OUTRO E NÃO TER NENHUM BANCO DE TALENTOS?

Com um banco de talentos criado, quando o time de TI chegar na semana seguinte com a demanda de contratar cinco desenvolvedores, basta ativar o banco de dados da empresa e enviar a oportunidade para o grupo com as competências relacionadas.

Rigonatti explica que essa é a área de Gestão de Pessoas que mais absorveu o conceito de máquina de vendas. É preciso criar personas para cada tipo de funcionário na sua empresa, pensar em leads e nutrição para futuros processos seletivos, criar um processo estruturado e escalável com métricas de sucesso. Diferente do time de Vendas que costuma vender para um único tipo de persona, em Contratação não existe esse luxo. É preciso achar o cara da ponta, o analista, o gerente e também o C-level. Por isso, com tantas personas diferentes, é importante entender como as fontes de tráfego mudam, ou seja, os canais de divulgação das vagas.

É como se você tivesse três caixas d’água: se uma não está cheia, não vaza para a outra. Se você não trabalhar a prospecção, não tem qualificação, nem seleção de talentos. É como o time de vendas trabalha: se não tem volume de leads quentes hoje, não bate a meta amanhã.

Como melhorar esse indicador?

1. Uma alternativa para manter o pipeline aquecido é deixar as vagas abertas constantemente ou abrir um espaço para envio de currículos, mesmo sem nenhuma oportunidade aberta naquele momento. Esse banco de informações vai enchendo ao longo do ano

2. Adapte a Estrutura Organizacional ao momento da empresa. Se tem alguma coisa muito importante que precisa acontecer no próximo semestre, como a estrutura reflete isso? O empreendedor precisa saber a quem cobrar, quem vai ser o responsável por aquele resultado daqui a seis meses.

Turnover

Quanto tempo seus talentos permanecem, em média, na sua empresa?

De todas as pessoas que você contrata, quantas ficam mais de 30, 60 ou 90 dias? É comum que as pessoas fiquem por anos ou a cada seis meses você observa uma necessidade de recontratação? Avaliar o grau de rotatividade dos seus funcionários ajuda a entender as questões internas da empresa.

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